REDIELUZ
ISSN 2244-7334 / Depósito legal pp201102ZU3769 Vol. 8 Nº 2 • Julio - Diciembre 2018: 101-111
Methodology for the elaboration of the scope in the contracting of work and services of the oil sector
Ana Castro y Adolfina Amaya
Universidad Privada Dr. Rafael Belloso Chacín (URBE) anakcastro@gmail.com / aamaya1@urbe.edu.ve
La investigación tuvo como objetivo, proponer una metodología para la elaboración de alcances en la contratación de obras y servicios en el sector petro- lero. El tipo de investigación fue proyectiva, descrip- tiva, bajo un diseño no experimental, transversal o transeccional y de campo. La población estuvo con- formada por 20 líderes de proyectos pertenecientes a las empresas mixtas de la división Costa Occidental del Lago. Se diseñó un cuestionario conformado por 61 ítems, validado en contenido por nueve exper- tos. Los resultados obtenidos indicaron que los lí- deres de proyecto desarrollan alcances definidos, no obstante, se evidenció debilidad en indicadores im- portantes como la definición del alcance, así como la creación de la estructura desagregada de traba- jo (EDT), razón por la cual se propone una metodo- logía cuyo propósito es garantizar la obtención de un documento con alto nivel de definición, el cual contribuya al desarrollo exitoso de las actividades posteriores como el cálculo del presupuesto base, el proceso de contratación, así como ejecución y administración del contrato.
The research had as a general objective to propo- se a methodology for the elaboration of the scope in the contracting of work and services. This study was projective and descriptive and under a non-ex- perimental, transversal and field design. The po- pulation was composed by 20 project leaders that belonged to mixed companies from the eastern coast of the Maracaibo lake division. A survey of 61 items was designed and validated in its content by nine experts. The results obtained indicated that the project leaders develop defined scopes. Howe- ver, a weakness in important indicators such as the scope definition and the creation of a desegregated work structure (DWS) was evident, which is why a methodology whose purpose is to guarantee the obtaining of documentation with a high definition le- vel that contributes to the successful development of posterior activities such as the calculation of the base budget, the process of contracting and the execution and administration of the contract.
Recibido: 15/11/2017 . Aceptado: 03/02/2018
Para la ejecución de todo proyecto, tanto en el ámbito mundial como nacional, se requiere de la elaboración de alcances para las contrataciones de obras y servicios, el cual debe adecuarse a las ca- racterísticas y condiciones del objeto de contrata- ción. La necesidad de este documento puede pre- sentarse en cualquiera de las fases de su ciclo de vida, este conlleva a la definición de la estrategia de contratación según su naturaleza, complejidad, nivel o rango financiero, tiempo de entrega, entre otros aspectos.
En este proceso la gestión del alcance es cru- cial para alcanzar o no el éxito de la contratación, así como del proyecto, responsabilidad propia de la unidad contratante, quién debe elaborar las es- pecificaciones técnicas de la obra o servicio a con- tratar. Los errores en su descripción o redacción representan retrasos en los procesos de contrata- ción, en el tiempo de ejecución al generar cambios que deben ser documentados y sometidos a apro- bación, por ende limitaciones para ejecutar las actividades no contempladas, desviaciones en la administración del contrato, como el presupuesto, entre otros problemas.
En este contexto, se ha observado como en las empresas mixtas filiales de Pdvsa, los contratos son emitidos a menudo con deficiencia en sus alcances, en muchas ocasiones partiendo de la estructura desa- gregada de trabajo (EDT), donde quedan sin contem- plarse tanto entregables como subentregables; o bien en la descripción de las partidas quedan aspectos con ambigüedades, las cuales son interpretadas a conve- niencia durante su ejecución por las partes involucra- das, generando controversias entre ellas y retrasos en el avance de la obra o servicio.
Asimismo, por observaciones realizadas al per- sonal encargado de la elaboración de alcances, se encontró que muchos de ellos no tienen las com- petencias requeridas para la ejecución de esta ac- tividad. Por otra parte, los alcances son solicitados con rapidez, no permitiendo realizarlos en los tiem- pos de ejecución realistas en concordancia con su magnitud y complejidad, así como con la disponibi- lidad del personal asignado, lo cual conlleva al con- sumo elevado de horas-hombre.
En consecuencia, de continuar esta situación po- dría incurrirse en la corrupción del alcance o admi- nistración del contrato, así como verse afectado el logro del objetivo de la contratación y en ocasiones del proyecto en general. Cabe destacar, la corrup-
ción del alcance en la presente investigación, hace referencia tanto a prácticas ilegales como no ilega- les, pero sí ilegítimas de carácter antiético. Tal es el caso de la ejecución de actividades no contem- pladas en el documento y sin previa modificación del mismo, realizando los pagos correspondientes mediante la relación de otros productos incluidos en el alcance pero distintos a los entregados por el ente contratado.
Ante la situación planteada, esta investigación tuvo como objetivo proponer una metodología para la elaboración de alcances en la contratación de obras y servicios en el sector petrolero de la División Costa Occidental del Lago, basada en las mejores prácticas de la gestión de alcances, actividad que actualmente se lleva a cabo a criterio de los inge- nieros líderes de proyectos, donde se estandarice el procedimiento a seguir para obtener un documento con alto nivel de definición, que contribuya al éxito de las actividades posteriores, como el cálculo del pre- supuesto base, el proceso de contratación, así como ejecución y administración del contrato, por ende el éxito del proyecto en su totalidad. De esta manera surgió la interrogante: ¿Cuál metodología aplicaría para la elaboración de alcances en la contratación de obras y servicios en el sector petrolero?
La presente investigación fue de tipo proyectiva, debido a que requirió de la búsqueda, descripción y análisis detallado de la situación actual, así como de las mejoras prácticas expuesta por autores reco- nocidos para lograr el objetivo del presente estudio. Al mismo tiempo, fue descriptiva, por haberse imple- mentado un instrumento de recolección de datos el cual permitió conocer la situación actual sobre la ela- boración de alcances para la contratación de obras y servicios en el sector petrolero.
El diseño fue no experimental, transversal o tran- seccional y de campo, por no haber sido manipu- lada la variable de estudio, además la recolección de datos se realizó en un momento único, adicio- nalmente la observación directa de los fenómenos ocurrentes fue llevada a cabo por el investigador quien se encontraba inmerso en el ambiente natu- ral de la situación objeto de estudio, de igual ma- nera, los sujetos fuente de los datos recolectados.
En este sentido, para elaborar la metodología, se tomó como población un total de veinte (20) líderes de proyectos de las empresas mixtas Petroboscan, Petrowayu, Petrourdaneta, Petroperijá y Baripetrol,
las cuales integran la División Costa Occidental del Lago. Se aplicó el censo poblacional, por ser una po- blación finita y de fácil acceso, por tanto no fue nece- sario tomar una muestra.
Las tablas presentadas a continuación, contie- nen los datos obtenidos tras la aplicación del instru- mento, desarrolladas por dimensión junto con los indicadores que la componen, muestran la distribu- ción de la frecuencia absoluta y relativa, así como la media aritmética de los mismos.
En este orden de ideas, la tabla 1 muestra los re- sultados correspondientes a la primera dimensión Situación actual para la elaboración de alcances, integrada por los indicadores competencias, ho- ras-hombre, tiempo de ejecución, software y hard-
ware, los cuales dan respuesta al primer objetivo específico de la investigación, orientado a diagnos- ticar la situación actual en la elaboración de alcan- ces para la contratación de obras y servicios en el sector petrolero.
Analizando los resultados de la Tabla 1, se ob- serva que el indicador horas-hombre es el único con debilidad en esta dimensión, el 55% de la población manifestó que algunas veces los alcances son ela- borados con recursos propios, en otras son contra- tados, y por último, cuentan con una base de datos de horas-hombre correspondientes a experiencias previas. Mientras el 30% indicó casi siempre, un 10% siempre y un 5% nunca. Estos resultados arrojaron una media de 2.43 ubicándose por debajo de la me- dia de la dimensión de 3.01, lo cual se considera me- dianamente definido.
Lo antes expuesto concuerda con lo señalado por el
ALTERN. | INDICADORES | |||||||||
COMPETENCIAS | HORAS – HOMBRE | TIEMPO DE EJECUCIÓN | SOFTWARE | HARDWARE | ||||||
FA | FR (%) | FA | FR (%) | FA | FR (%) | FA | FR (%) | FA | FR (%) | |
Tabla 1. Situación actual para la elaboración de alcances
Siempre | 13 | 65 | 2 | 10 | 7 | 35 | 8 | 40 | 6 | 30 |
Casi Siempre | 6 | 30 | 6 | 30 | 8 | 40 | 9 | 45 | 9 | 45 |
Algunas Veces | 1 | 5 | 11 | 55 | 5 | 25 | 1 | 5 | 5 | 25 |
Nunca | 0 | 0 | 1 | 5 | 0 | 0 | 2 | 10 | 0 | 0 |
TOTAL | 20 | 100 | 20 | 100 | 20 | 100 | 20 | 100 | 20 | 100 |
X (IND) | 3.37 | 2.43 | 3.10 | 3.02 | 3.06 | |||||
X (DIM) 3.01
Fuente: Elaboración propia (2016)
Project Management Institute (PMI, 2013) y PDVSA (2010), el equipo técnico posiblemente cuente con la capacidad necesaria, pero el mismo se encuentre comprometido con otros proyectos, en cuyo caso el proyecto en cuestión podría requerir el suministro de los esfuerzos por parte de una organización externa a fin de cumplir con los compromisos establecidos en el cronograma.
Por otra parte, dichos resultados difieren del planteamiento expuesto por Cartay (2010), quien se refiere a la cantidad de horas-hombre de una actividad en curso como fuentes de información para las estimaciones de tiempo. Asimismo, plantea como fuente de datos más provechosa, las personas a cargo
de la realización de dicha tarea. La implementación de esta práctica ayuda a la toma de decisiones para la asignación del trabajo requerido, permitiendo ejecutarla de una manera más asertiva.
Luego de contrastar con las teorías de los autores antes citados, estos resultados son interpretados como una debilidad la cual influye en la variable metodología para la elaboración de alcances, por referirse a una actividad cuya realización requiere cierto nivel de detalle, donde se debe asegurar la inclusión de todos los entregables requeridos, especificaciones, criterios de aceptación, así como las cantidades de obra, producto o servicio necesarios para alcanzar el objetivo de la
contratación. Además, el registro de las horas- hombre implementadas para el desarrollo del alcance formará parte de las lecciones aprendidas, ya que servirá de referencia para la planificación de actividades futuras.
Continuando con la presentación de los resulta- dos, en la Tabla 2 se muestran los referentes a la dimensión Caracterización de los alcances, referida al segundo objetivo, conformada por los indicado- res según su objeto, según su magnitud y según su forma de pago. Se observa como la dimensión arrojó una media de 3.40 enmarcada en la categoría bien definido, donde los indicadores según su objetivo y según su forma de pago presentaron una media de
así como 3.57 respectivamente, ambas superio- res a la media de la dimensión.
Sin embargo, el indicador según su magnitud con una media de 3.08, quedó categorizado como defini- do, donde un 55% de la población encuestada afirmó elaborar alcances para contrataciones tanto para la totalidad del proyecto, para especialidades técnicas específicas, como para cada fase de su ciclo de vida. Mientras el 40% respondió siempre, el 5% algunas veces y el 0% nunca.
Esto último se soporta con lo señalado por Car- tay (2010), para quien el alcance para contratacio- nes de responsabilidad única, abarca las activi- dades de todas las disciplinas involucradas en el
ALTERNATIVAS | INDICADORES | ||
SEGÚN SU OBJETO | SEGÚN SU MAGNITUD | SEGÚN SU FORMA DE PAGO | |
FA FR (%) | FA FR (%) | FA FR (%) | |
Tabla 2. Caracterización de los alcances
Siempre | 14 | 70 | 8 | 40 | 16 | 80 | |||
Casi Siempre | 6 | 30 | 11 | 55 | 3 | 15 | |||
Algunas Veces | 0 | 0 | 1 | 5 | 1 | 5 | |||
Nunca | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | |||
TOTAL | 20 | 100 | 20 | 100 | 20 | 100 | |||
X (IND) | 3.43 | 3.08 | 3.57 | ||||||
X (DIM) | 3.40 |
Fuente: Elaboración propia (2016)
proyecto en cada una de sus fases. Por otra par- te, los alcances pueden ser divididos por áreas de proceso, disciplinas técnicas o áreas especificadas como subproyectos o ser desarrollados según fa- ses del ciclo de vida del proyecto (Miranda, 2012). Es decir, la magnitud del alcance para la contrata- ción de obras y servicios depende de la estrategia de contratación seleccionada por el líder, tomando en cuenta la complejidad del proyecto, capacidad y experiencia del ente ejecutor, entre otros aspectos.
En conclusión, los líderes de proyectos del sec- tor petrolero de la División Costa Occidental del Lago, están en conocimiento de los puntos básicos que caracteriza a los alcances de contratación, en cuanto su objeto y forma de pago; no obstante, se evidenció debilidad en la caracterización según su magnitud. Es importante que el personal conozca
los diferentes enfoques de acuerdo a la estrategia de contratación y en qué momento resulta mejor su aplicación, sin embargo, sin importar la modalidad aplicada el documento debe tener un buen nivel de detalle acorde al caso.
Para dar respuesta al tercer objetivo específico de la investigación, se presentan los resultados propios de la dimensión Requerimientos de la metodología, cuyos indicadores son talento humano, requerimientos técnicos y financieros (ver Tabla 3). Abordando el primer indicador, la población encuestada afirmó en un 75% casi siempre, 15% siempre, 10% algunas veces y 0% nunca, respecto a la solicitud de cursos que contemplen la elaboración de alcances, participación en las diferentes etapas de la gestión de proyectos, así como la consideración de las lecciones aprendidas
durante la ejecución de obras y prestación de servicios para la redacción del documento.
Continuando con el análisis del primer indicador, quedó enmarcado en la categoría definido, ubicán- dose por debajo de la media de la dimensión (3.12), evidenciando debilidad al confrontarlo con los plan- teamientos de Saracho (2005) y Gido y Clements (2012), quienes señalan que el talento humano es una combinación de capacidades o competencias, desarrollable y generalizable, cuya responsabilidad es del empleado, donde la organización es sola- mente responsable por la facilitación y oferta de
acciones organizacionales, así como herramientas las cuales el individuo puede tomar o no tomar.
Lo antes expuesto, muestra como los líderes de proyecto del sector petrolero de la División Costa Occidental del Lago pueden mejorar sus competen- cias incrementando su interés en cursos relaciona- dos a la variable de estudio, así como hacer segui- miento a las lecciones aprendidas a fin de evitar incurrir en los mismos errores.
Por otra parte, para el indicador requerimientos
financieros la población encuestada manifestó un
ALTERNATIVAS | INDICADORES | ||
TALENTO HUMANO | REQ.TÉCNICOS | REQ. FINANCIEROS | |
FA FR (%) | FA FR (%) | FA FR (%) | |
Tabla 3. Requerimientos de la metodología
Siempre | 3 | 15 | 11 | 55 | 7 | 35 | |
Casi Siempre | 15 | 75 | 8 | 40 | 7 | 35 | |
Algunas Veces | 2 | 10 | 1 | 5 | 4 | 20 | |
Nunca | 0 | 0 | 0 | 0 | 2 | 10 | |
TOTAL | 20 | 100 | 20 | 100 | 20 | 100 | |
X (IND) | 3.00 | 3.40 | 2.90 | ||||
X (DIM) | 3.12 |
Fuente: Elaboración propia (2016)
35% siempre y casi siempre, 20% algunas veces, así como en un 10% nunca, correspondiente a la solici- tud de asignaciones financieras por motivos de for- mación para el personal encargado de la elaboración de alcances, traslados para los responsables durante el levantamiento del alcance, como la consideración de una contingencia en el presupuesto a fin de cubrir gastos no contemplados.
El indicador presentó una media de 2.90, enmar- cándose en la categoría definido, por debajo de la media de la dimensión. Estos resultados concuerdan lo expuesto por Miranda (2012), quien señala que es- tas son una de las primeras actividades que se reali- zan, es la consolidación y estructuración de los recur- sos necesarios originados en las diferentes fuentes de financiamiento del proyecto.
Los resultados evidenciaron que la población de la investigación no considera la actividad elaboración de alcances para la solicitud de las asignaciones finan-
cieras, tampoco la formación profesional en relación a esta área, sin embargo, contemplan siempre una contingencia en los presupuestos, para cubrir estos gastos de ser necesario. No obstante, viene siendo una buena práctica tomar en cuenta los puntos men- cionados para presupuestos elaborados destinados a la solicitud de los recursos financieros.
En orden de dar respuesta al cuarto objetivo de la investigación, se presenta la tabla 4, correspon- diente a la dimensión Pasos de la metodología para la elaboración de alcances, compuesta por los in- dicadores planificación, recopilación de requisitos, definición del alcance, creación de la EDT, valida- ción del alcance.
Los resultados muestran que los líderes de proyectos del sector petrolero de la División Cos- ta Occidental del Lago, generalmente elaboran la planificación, realizan la recopilación de requisi- tos y verifican a través de expertos la definición
Tabla 4. Pasos de la metodología para la elaboración de alcances
ALTERN. | INDICADORES | ||||||||||
PLANIFICACIÓN | RECOPILACIÓN DE REQUISITOS | DEFINICIÓN DE ALCANCE | CREACIÓN DE LA EDT | VALIDACIÓN DE ALCANCE | |||||||
FA | FR (%) | FA | FR (%) | FA | FR (%) | FA | FR (%) | FA | FR (%) | ||
Siempre | 11 | 55 | 12 | 60 | 7 | 35 | 5 | 25 | 12 | 60 | ||||
Casi siempre | 5 | 25 | 7 | 35 | 10 | 50 | 12 | 60 | 6 | 30 | ||||
Algunas veces | 4 | 20 | 1 | 5 | 3 | 15 | 2 | 10 | 0 | 0 | ||||
Nunca | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 1 | 5 | 2 | 10 | ||||
Total | 20 | 100 | 20 | 100 | 20 | 100 | 20 | 100 | 20 | 100 | ||||
X (IND) | 3,17 | 3,48 | 3,11 | 2,90 | 3,20 |
X (DIM) 3,15
del alcance, antes de someter a los procesos de contrataciones, en concordancia a lo indicado por PMI (2013).
Asimismo, se encuentra el indicador creación de la EDT, presentando una media de 2.90, categoría definido. Las respuestas dadas por la población en- cuestada muestran 60% casi siempre, 25% siem- pre, 10% algunas veces y 5% nunca, referidas a establecer el nivel de descomposición de la EDT, según el grado de definición, la magnitud como complejidad del alcance, además del uso de plan- tillas predefinidas que proporcionan orientación en realizar la actividad, por último, la inclusión total del trabajo en los niveles inferiores de la estructura.
El indicador al presentar una media inferior a la dimensión (3.15), refleja cierta debilidad por parte del personal a la hora de desarrollar la EDT para los alcances objeto de contratación, a lo cual refiere Chamoun (2002), se desglosa en subentregables, hasta llegar a un nivel de control, donde cada ele- mento pueda ser asignado a una persona o em- presa responsable, programado, presupuestado y monitoreado.
Los resultados evidencian la necesidad de refor- zar esta actividad, pues si bien es realizada por el personal, aspectos importantes dejan de ser con- templados para el desarrollo de la misma. En este sentido, cabe recordar, la importancia de la EDT, pues lo que no se incluye en ella, no existe, impac- tando en la elaboración de los presupuestos base y ofertas de los participantes, además influye direc- tamente en el control de la ejecución de la obra o
servicio, así como en la administración del contrato.
Metodología para la elaboración de alcances en la contratación de obras y servicios en el sector pe- trolero
Conceptualización de la propuesta: consiste en una serie de pasos sistematizados, establecidos para elaborar los alcances destinados a la contratación de una obra o servicio, a fin de garantizar la obtención de un documento con alto nivel de definición, el cual contribuya al desarrollo exitoso de las actividades posteriores, como el cálculo del presupuesto base, el proceso de contratación, como la ejecución y ad- ministración del contrato. Estos, deberán ser adapta- dos en cada caso en particular acorde al alcance a desarrollar, vinculado estrechamente a la estrategia de contratación.
Objetivo de la propuesta: estandarizar el proce- dimiento para la elaboración de los alcances obje- tos de contratación, incluyendo contenido, formato, redacción y estilo del documento en las empresas mixtas de la División Costa Occidental del Lago, pertenecientes al sector petrolero, desarrollados por los líderes de proyectos y sus equipos técnicos, en cualquiera de las fases del proyecto, según las necesidades.
Alcance de la propuesta: la propuesta va dirigida a los líderes de proyectos y equipos técnicos de las empresas mixtas pertenecientes al sector petrolero, de igual forma, podrá ser implementada por cualquier otra organización de la industria u otro sector que re- quiera de la contratación de obras o servicios. Final-
mente, será de fácil uso para cualquier otro ente u
órgano público tras previa aprobación.
Procedimiento de la propuesta: la metodología para la elaboración de alcances en la contratación de obras y servicios en el sector petrolero se divide en seis pasos fundamentados en los procedimientos ex- puestos por el PMI (2013.
Planificación: determinada la necesidad de acudir a un proceso de contratación, la Gerencia Técnica es la encargada de elaborar el alcance del contrato, conformado principalmente y sin limitarse a ello por las especificaciones técnicas, cómputos métricos, requisitos de la organización así como condiciones generales.
En primer lugar, se debe determinar la duración de la actividad tomando en consideración la mag- nitud y complejidad del alcance a desarrollar. Las técnicas propuestas para estimar el tiempo de eje- cución de esta tarea son los estudios de bases de datos, contentivas de las horas-hombres invertidas en la elaboración del documento para otras contra- taciones de características similares, así como el juicio de expertos.
La duración será calculada en horas-hombre, re- cordando que esta es afectada por la cantidad de personas asignadas para su ejecución. Se deberá llevar un control de las horas-hombre reales, imple- mentadas para alimentar la base de datos antes mencionada, convirtiéndose en referencia para la elaboración de futuros alcances.
Con respecto a la asignación del personal, debe realizarse en consonancia con las competencias del individuo junto con la magnitud y complejidad del alcance, identificando tanto sus conocimientos como habilidades, a manera de obtener un buen desempeño. Además, es de importancia contem- plar cursos de formación relacionados a esta ac- tividad, así como, con los trabajos contemplados como productos o entregables, en caso que aplique y según necesidades detectadas.
Una vez determinada la duración de esta tarea y asignado el personal responsable de su ejecu- ción, se procede a estimar los recursos financieros requeridos, orientados al pago de los honorarios profesionales, formación del personal y traslado del mismo al sitio de la obra o prestación del servicio.
Se procede con la creación de un plan donde se establece cómo será definido y validado el alcance de la obra o servicios objeto de contratación. Para ello, el líder de proyecto convoca reuniones con el personal del Equipo Técnico de Trabajo (ETT), el
patrocinador del proyecto, representantes del equi- po de construcción, unidad de contratación, SIAHO, asuntos laborales así como todo aquel interesado con el alcance y el proceso de contratación, admi- nistración del contrato y evaluación de desempeño del ente ejecutor que pueda aportar información o ideas importantes para tomar en cuenta, según las necesidades.
A fin de establecer cómo se definirá el alcance, se documenta el objetivo del contrato, el alcance gene- ral, así como su caracterización vinculada a la estra- tegia de contratación a implementar, especificada por lo general en el Plan para la Ejecución del Proyecto (PEP) o en el Documento de Soporte de Decisión (DSD) correspondiente. De lo contrario, se estable- cerá en las reuniones concernientes a este paso. En este sentido, quedará definida la caracterización del alcance a desarrollar, de la siguiente manera:
Según su objeto: referida a la naturaleza de la contratación, es decir, si es la ejecución de una obra o la prestación de servicios.
Según su magnitud: indicando si será un al- cance que contemplará la ejecución total del pro- yecto, o de lo contrario, una fase, área, disciplina, o servicio en específico.
Según su forma de pago: si es suma global, costos reembolsables o de precio unitario. También se indica si los pagos serán efectuados por avance o producto entregado.
Otros aspectos a considerar en relación a cómo se definirá el alcance, pero sin limitarse a ellos, son los siguientes:
La ubicación de la obra o prestación del ser- vicio.
Establecer el sistema de trabajo.
Determinar el régimen laboral.
Establecer relaciones laborales en el marco legal aplicable: Ley Orgánica del Trabajo, Trabaja- dores y Trabajadoras (L.O.T.T.T), Convención Co- lectiva Petrolera (C.C.P.), Convención Colectiva de Trabajo (C.C.T.), Contrato Colectivo de la industria de Construcción (C.C.C) o cualquier otro régimen aplicable.
Especificar qué suministrará la compañía y la
contratista.
Supuestos y restricciones iniciales.
Para determinar los supuestos de la obra o ser- vicio objeto de contratación, primero se identifican los factores externos de importancia incidentes en la ejecución del alcance del contrato, luego son
valorados mediante un análisis de relevancia y po- sibilidades de cumplimiento, por último, se decide cuáles serán y se incluyen en el plan de definición y validación del alcance.
Con respecto a la validación del alcance, se es- pecifican las herramientas a aplicar: lista de verifi- cación, validación por expertos, mesas de trabajo o índice del grado definición del alcance (PDRI). La selección de una o la combinación de estas, se realiza acorde a la caracterización del documento a desarrollar según criterio del líder de proyecto y el ETT.
La lista de verificación contiene los puntos que debe contemplar el alcance según la metodología propuesta para confirmar fácilmente su inclusión en el documento; la validación por expertos refiere a la revisión del contenido del alcance por personal de amplia experiencia externo al ETT pero pertene- ciente a la compañía.
Por último, el índice del grado de definición del alcance tiene por objetivo verificar el desarrollo de cada una de las áreas de importancia del do- cumento a cierto nivel de tal forma de inferir que el alcance objeto de contratación ha sido definido lo suficiente, por ende, determinar viable su imple- mentación exitosa. Es importante hacer uso de las lecciones aprendidas en la elaboración de alcances anteriores, muchas de estas surgen durante la ad- ministración del contrato y representan una fuente fundamental para la mejora continua de dichos do- cumentos.
Responsable: líder del proyecto de las empresas mixtas y el ETT.
Recursos: las empresas cuentan con la infraes- tructura, hardware, software y materiales de oficina, requeridos para el desarrollo de las actividades co- rrespondientes a este paso, tales como computa- dor, impresora, hojas, bolígrafos, entre otros.
Tiempo: el tiempo de ejecución de la planificación dependerá de la magnitud y complejidad del alcance a desarrollar. No obstante, se visualiza en un corto plazo menor a 15 días, durante el cual, una vez asig- nado el personal responsable por parte del líder del proyecto se deberá iniciar en forma paralela con la recopilación de requisitos.
Recopilación de requisitos: luego de confor- mado el ETT o asignado el personal responsable de la elaboración del alcance en paralelo con el desarrollo del plan de definición y validación del al- cance, se procede a recopilar los requisitos concer- nientes a los aspectos listados a continuación, pero
sin limitarse a ellos:
De los productos o entregables de la obra y servi- cios objetos de contratación, incluyendo la entrega de documentos como informes, dossier de construcción, entre otros.
Aquellos referentes al desempeño de la contra- tista para cumplir exitosamente con las actividades, señalando sin limitarse a estos:
Códigos y normas que deben cumplir.
Labor (personal supervisorio, administrativo, técnico, artesanal), materiales, equipos (livianos y pesados) y herramientas.
Requisitos de seguridad, higiene y ambiente como certificaciones, procedimientos, análisis de riesgo en el trabajo (ART), plan de emergencia, en- tre otros.
La recopilación de requisitos se puede obtener mediante la implementación de técnicas de crea- tividad como tormenta de ideas, mapa conceptual o entrevistas, cuestionarios, encuestas y grupos de opinión. La idea de este paso es listar todos los aspectos de importancia a incluir en el documento final, adicionales a las especificaciones técnicas y cómputos métricos, indican al contratista quienes, cómo y con qué deben contar a fin de ejecutar la obra o prestar los servicios bajo las expectativas del cliente, otorgando al alcance un grado mayor de definición. Está práctica permitirá mitigar la exclu- sión de instrucciones relevantes, dirigidas al ente ejecutor, y con ello, las controversias que se pue- den presentar.
Responsables: personal encargado de la elabo- ración del alcance, sea el líder del proyecto o el ETT designado.
Recursos: las empresas cuentan con la infraes- tructura, hardware, software y materiales de oficina requeridos para el desarrollo de las actividades.
Tiempo: el tiempo de ejecución de la recopila- ción de requisitos será a mediano plazo, con dura- ción máxima de tres (03) meses, dependiendo de la magnitud y complejidad del alcance a desarrollar. Será iniciada una vez asignado el personal respon- sable de la elaboración del alcance, en un máximo de cinco (05) días posteriores al inicio de la plani- ficación.
Creación de la EDT: una vez recopilado los requisitos se identifican los productos finales y se aplican técnicas de descomposición del trabajo para obtener la EDT. La descomposición se reali- za por niveles, donde los entregables principales
se representan en los niveles superiores, desagre- gándolos posteriormente en actividades más ma- nejables. Para obtener el nivel de descomposición adecuado para el alcance de un contrato deter- minado, es importante tomar en cuenta aspectos relevantes como la magnitud y complejidad de la obra o servicio objeto de contratación con la fi- nalidad de lograr un buen control una vez que el contrato haya sido iniciado.
Una manera de garantizar la calidad de la EDT es apoyándose en expertos del área de proyectos o similares que cuenten con la capacitación, cono- cimientos y experiencias relevantes. Esta consulta a expertos puede ser reflejada también al utilizar planti- llas predefinidas las cuales proporcionan orientación sobre cómo desglosar los entregables comunes de una manera efectiva. Dichas plantillas pueden ser es- pecíficas de la compañía, disciplina, así como prove- nir de la experiencia adquirida en proyectos similares.
Responsables: personal encargado de la ela- boración del alcance, sea el líder del proyecto o el ETT designado.
Recursos: las empresas cuentan con la infraes- tructura, equipos y materiales de oficina requeridos para el desarrollo de las actividades correspondien- tes a este paso.
Tiempo: el tiempo de ejecución de la creación de la EDT dependerá de la magnitud y complejidad del alcance a desarrollar, iniciará una vez culminada la recopilación de requisitos, con duración máxima de tres meses.
Definición del alcance: una vez recopilado los requisitos y creada la EDT, se procede a definir el alcance objeto de contratación, para ello se determina cuáles de los requisitos serán o no incluidos, a fin de asegurar que todo el trabajo necesario para su completación ha sido contemplado, por tanto aquella actividad no encontrada en el documento no será considerada parte del alcance.
Seguidamente, se inicia con la redacción del documento, el cual deberá ser explicito, claro, cumpliendo con la normativa para la elaboración de alcances propuesta, presentando las especificaciones técnicas, incluyendo entre otros de manera objetiva y precisa los requerimientos de calidad, los aspectos laborales, de seguridad, higiene y ambiente, todos obtenidos previamente en los pasos 1 y 2.
Las especificaciones técnicas contienen la
descripción detallada de los productos o entregables
a ser suministrados por la contratista, consultora o proveedor, señalando la forma de medición y pago de la obra o servicios objetos de contratación. Para ello se propone lo siguiente:
Hacer uso de modelos de alcances existentes, escogiendo aquellos que pudieran ajustarse en mayor grado a las condiciones de la contratación.
Ubicar los documentos y planos fuentes de información para la correcta descripción de los productos o entregables, como normas, criterios de diseño, hojas de datos de equipos e instrumentos, manuales de fabricantes, planos de detalle, diagramas.
Organizar los productos de una manera lógica. Para el caso de un alcance de responsabilidad única (IPC), iniciar con los productos de ingeniería, continuando con los correspondientes a la procura y finalizando con la construcción. De igual forma, para cada área realizar la descripción de las actividades de manera sistematizada.
Indicar claramente las responsabilidades propias de la compañía y del contratista por cada punto desarrollado a fin de evitar controversias.
Señalar explícitamente los supuestos, restricciones y exclusiones del alcance objeto de contratación.
Para las especificaciones técnicas desarrolladas por partidas, se deben dividir por cada actividad a desarrollar. En caso de requerir agrupar varias en una sola, evitar incluir más de tres por punto, pues se debe tomar en cuenta que sean de fácil medición, control y en un tiempo de entrega a corto plazo, todo esto a fin de evitar complicaciones en la administración del contrato así como garantizar el pronto pago de las actividades completadas y previamente aceptadas por el representante de la compañía.
Cuidar el lenguaje utilizado en la redacción, pues minimiza malas interpretaciones del contenido del documento, ayuda a resolver problemas, además, es de suma importancia para conceder ventajas relativas o proteger a alguna de las partes a la hora de resolver diferencias ante la ley.
Para culminar con la definición del alcance, se desarrolla la hoja de presupuesto, contentiva de una tabla constituida por 10 columnas, correspondientes al código, descripción, unidad de medida, cantidad, precio unitario, desglosado en materiales, equipos, labor, administración así como la utilidad, presentando de último el total, por cada actividad que se deberá realizar para completar la obra o servicios objeto de contratación.
Responsable: el líder del proyecto o el ETT con- formado.
Recursos: las organizaciones cuentan con la in- fraestructura, hardware, software y materiales de oficina requeridos para su desarrollo.
Tiempo: el tiempo de ejecución para esta acti- vidad dependerá de la magnitud y complejidad del alcance a desarrollar. No obstante, se visualiza en un mediano plazo menor a seis meses y será inicia- do luego de haber culminado la creación de la EDT.
Validación del alcance: una vez completado el documento debe ser verificado su contenido y gra- do de definición, aplicando las herramientas previa- mente seleccionadas en el paso uno, indicadas en el plan de definición y validación del alcance: lista de verificación, validación por expertos, mesas de trabajo, índice de grado de definición (PDRI) o la combinación de estos. En el caso de las mesas de trabajo, se deberá integrar un equipo multidiscipli- nario el cual incluya al ETT y personal de alta expe- riencia pertenecientes a la compañía.
Debe ser considerado todo comentario o correc- ción proveniente de este paso a fin de mejorar el documento. Será responsabilidad del líder de pro- yecto la aprobación del alcance una vez incluido los comentarios para ser entregado a las unidades de estimación de costo y contratación quienes pro- cederán a elaborar el presupuesto base, así como completar el pliego de condiciones.
Responsable: líder del proyecto junto con el ETT conformado y personal de alta experiencia de la or- ganización pero ajeno al proyecto.
Recursos: las empresas mixtas de la División Costa Occidental del Lago del sector petrolero, cuentan con la infraestructura, hardware, software y materiales de oficina requeridos para el desarrollo de las actividades de este paso.
Tiempo: el tiempo de ejecución para la valida- ción del alcance dependerá de su magnitud y com- plejidad. No obstante, será realizado en un plazo máximo de 15 días luego de haber culminado la redacción del documento.
Documentación de lecciones aprendidas: des- pués de culminado, aprobado y entregado el docu- mento, se procederá a recopilar, validar, consolidar, por último documentar las lecciones aprendidas durante la elaboración del alcance y será respon- sabilidad del líder del proyecto junto con su ETT su registro y divulgación al resto del personal el cual participó en la actividad, así como el resto de los
integrantes de las unidades interesadas.
La identificación y documentación previa se rea- lizará de manera individual por todo el personal res- ponsable de la ejecución de la actividad, la cual una vez finalizada, el líder del proyecto convocará reunio- nes donde se procederá a la recopilación, validación y consolidación de la información final a registrar. Esta última será realizada por la persona designada por el líder de proyecto o en su defecto por el mismo. Tal como se mencionó en el paso planificación, el registro de las horas-hombre implementadas para el desarrollo del alcance formará parte de las lec- ciones aprendidas, ya que servirá de referencia para la planificación de actividades futuras.
Responsable: el líder del proyecto e integrantes del ETT.
Recursos: las empresas cuentan con la infraes- tructura, hardware, software y materiales de oficina requeridos para el desarrollo de las actividades.
Tiempo: el tiempo de ejecución para la documen- tación de las lecciones aprendidas será continuo, desde el inicio de la planificación hasta la validación del alcance..
Factibilidad de la propuesta: Desde el punto de vista técnico, la metodología propuesta es factible, puesto que solo se necesita de la disposición del líder de proyecto junto con el ETT y la coordinación de estos junto con todo aquel implicado en el pro- ceso de contratación, administración del contrato y evaluación de desempeño del contratista, así como personal de alta experiencia en capacidad de apor- tar información o ideas importantes para tomar en cuenta. Permitirá realizar la actividad de una manera organizada, determinando y documentando aspectos importantes de la contratación a ser incluidos en el documento final, a fin de mitigar las exclusiones, de- ficiencias, así como ambigüedades en la descripción del mismo.
En cuanto a la factibilidad económica, esta se encuentra soportada por la disponibilidad de in- fraestructura, así como las herramientas hardware y software. De igual forma, es sustentada por la ca- pacidad financiera que poseen las compañías para proporcionar la formación y capacitación requerida por el personal responsable de la elaboración de alcances para la contratación de obras y servicios.
Los resultados evidenciaron que los líderes de proyecto del sector petrolero de la División Costa
Occidental del Lago desarrollan alcances definidos, no obstante, se observa la existencia de indicado- res con debilidad, hacia los cuales las conclusiones y recomendaciones fueron orientadas al refuerzo de los mismos. Esto guarda relación con lo manifesta- do por la población respecto al tiempo de ejecución, la cual, a pesar de fijar la duración de la actividad y mecanismos de control, solo algunas veces logran culminar el documento para la fecha pautada.
Otro hallazgo de relevancia fue conocer que los líderes de proyecto generalmente incluyen solo al- gunos de los puntos fundamentales, los cuales no otorgan al documento un alto nivel de definición, siendo estos los criterios de aceptación, lo que esta fuera del alcance objeto de contratación, restriccio- nes o factores limitantes en la ejecución del alcan- ce, así como los supuestos o premisas considera- das. Por tanto, se considera una debilidad no incluir todos estos en cada documento.
Asimismo, se evidenció que la población encues- tada algunas veces establece el nivel de descom- posición de la EDT, según el grado de definición, magnitud, así como la complejidad del alcance, además hace poco uso de plantillas predefinidas que proporcionan orientación en realizar la activi- dad, lo cual se considera de gran relevancia, ya que conlleva a deficiencias en el grado de definición del alcance, impactando en el cálculo del presupuesto, la administración del contrato, entre otros.
Ante lo expuesto, se propuso la metodología para la elaboración de alcances en la contratación de obras y servicios en el sector petrolero, estable- ciéndose una serie de pasos sistematizados, a fin
de garantizar la obtención de un documento con
alto nivel de definición.
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