REDIELUZ

ISSN 2244-7334 / Depósito legal pp201102ZU3769 Vol. 6 N° 2 • Julio - Diciembre 2016: 71 - 84


INDICADORES PARA LA MEDICION DE LA EFECTIVIDAD EN LA GESTION ESTRATEGICA DE LAS FUNDACIONES DE LA UNIVERSIDAD DEL ZULIA


CIENCIAS SOCIALES Y HUMANAS

CIENCIAS SOCIALES Y HUMANAS

Indicators for the measurement of effectiveness in the strategic management of the foundations of the University of Zulia

Jorge Fuenmayor1, Yasmiriam R. Márquez2, Ángel Ivanoff3, Jesús Ramírez4


1Profesor Ordinario de la FCES- LUZ, 2Profesora Ordinaria FCES- LUZ, 3Profesor Ordinario del I.U.T.M,

4Ayudante Académico FCES-LUZ


RESUMEN

El trabajo tiene como objetivo analizar la aplica- ción de indicadores para la medición de la efectivi- dad de gestión estratégica en las fundaciones de la Universidad del Zulia. Para lograr una gestión eficaz y eficiente es conveniente diseñar un sistema de control de gestión que permita evaluar el desempe- ño de la empresa u organización. Las fundaciones de LUZ, han propuesto el análisis de sus indica- dores para la medición de la efectividad, ajustados a las actividades que realiza cada una de ellas, a fin de visualizar desviaciones de factores claves en los procesos, darle seguimiento al cumplimiento de metas, objetivos manteniéndose en una garantía de calidad así mismo el tiempo óptimo de respuesta al cliente. La metodología fue descriptiva y de cam- po, las unidades de análisis fueron 10 fundaciones, la muestra estuvo representada por 20 personas, 2 por fundaciones gerente y director. Se aplicó un instrumento con cinco (5) alternativas de respues- tas y 15 ítems, el cual fue sometido a un proceso de validez y confiabilidad, y la técnica de análisis utili- zada fue la estadística descriptiva. El resultado de la investigación evidencia debilidades en cuanto al uso de criterios que favorezcan operar con eficacia, cuidando la cantidad de recursos que se estiman, al mismo tiempo utilizado. Siendo necesario aplicar un registro periódico de los datos correspondientes de manera expedita, para cuantificar y comparar or- denadamente la productividad de las fundaciones.

Palabras Clave: Efectividad, Indicadores de gestión, Sistema de Control, Gestión Estratégica, Fundaciones.

ABSTRACT

The objective of this work is to analyze the appli- cation of indicators for the measurement of strate- gic management in the foundations of the Universi- ty of Zulia. For effective and efficient management to function as a management control system that allows evaluating the performance of the company or organization. The foundations of LUZ, have pro- posed the analysis of their indicators for the mea- surement of effectiveness, adjusted to the activities carried out by each of them, in order to visualize the deviations of the key factors in the processes, to follow up on the fulfillment of goals, objectives to maintain in a guarantee of quality also the opti- mal time of response to the client. The methodology was descriptive and field, the units of analysis were 10 foundations, the sample was represented by 20 people, 2 by foundations manager and director. An instrument with five (5) alternative answers and 15 items was applied, which was a process of validity and reliability, and the analysis technique used de- scriptive statistics. The result of the research was determined in skills that allow the use of criteria that favor exercise effectively, taking care of the amount of resources that are estimated, at the same time used. It is necessary to apply a periodic record of the corresponding data in an expeditious manner,

to quantify and compare the productivity of the foun-

dations in an orderly manner.

Recibido: 25/01/2016. Aceptado: 16/04/2016

Keywords: Effectiveness, Management Indica-

tors, Control System, Strategic Management, Foun- dations.

INTRODUCCIÓN

La presente investigación tiene como objetivo analizar la aplicación de indicadores de medición de la efectividad en la gestión estratégica de las funda- ciones de la Universidad del Zulia, la cual como de- pendencia académica administrativa depende de la asignación presupuestaria otorgada por el Estado e ingresos propios.

Los procesos administrativos en las fundaciones generan ingresos propios dirigidos a fortalecer la docencia, la investigación y la extensión. En este contexto, las Fundaciones de la Universidad del Zulia tienen personalidad jurídica cuyo ente tutelar, es la propia Universidad, y las cuales se rigen por estatutos aprobados por el Consejo Universitario.

En la actualidad, los controles atienden la ejecu- ción financiera y no financiera, siendo los indicado- res de gestión elementos que permiten realizar una evaluación detallada en todos los aspectos geren- ciales de tales fundaciones. La falta de información, podría conllevar, a la reducción de asignación pre- supuestaria por parte de los ministerios tutelares, conllevando a la reducción o desmejorar las condi- ciones de infraestructura de la docencia, la inves- tigación y la extensión en la Universidad del Zulia; generando estos resultados la creación de depen- dencias y organismos para-universitarios que no han logrado dar respuesta al plan estratégico tanto de LUZ como del Estado.

De tal manera que este estudio tiene como in- tención realizar una aproximación teórica de las ca- tegorías: “Control de Gestión”, y “Sistema de Medi- ción”; con el fin de indagar los contenidos de estas variables, a través de una metodología técnica ad- ministrativa y como en ella se definen los Indicado- res de Gestión según Stoner y col (1996). Asimismo centrado en este autor se presenta un sistema de indicadores pertinentes para medir la efectividad de la gestión estratégica de las Fundaciones de la Uni- versidad del Zulia.

Control de Gestión

El control es un proceso de medición a través del cual se valoran por indicadores los compor- tamientos individuales y colectivos para lograr el cumplimiento de la estrategia. Al respecto Stoner y col (1996:610), señalan el control es el proceso que permite garantizar las actividades reales y como

éstas se ajustan a las actividades proyectadas. En el mismo contexto Munch (1999:172) lo define como la evaluación y medición de la ejecución de los planes, con el fin de detectar y prever desviacio- nes, para establecer las medidas correctivas nece- sarias.

Asimismo Stoner y Col. (1996), agregan el con- trol sirve para monitorear la eficiencia de activida- des de planificación, organización y dirección. Es evidente que el propósito del control es dar segui- miento a los cambios organizaciones y las repercu- siones de éstos en el desarrollo de la organización.

De tal manera que Terry y Sthephen, (1988) re- fieren un sistema de control de calidad constituye una herramienta para la verificación y mantenimien- to de un nivel deseado de calidad en un producto, permitiendo corregir posibles desviaciones futuras del estándar aceptable.

Con la aplicación del control se trata de asegurar que los resultados de un proceso se ajusten en cier- to grado a las referencias establecidas. Es decir, el control de calidad requiere acciones directas ejer- ciendo autocontrol sobre el proceso, encontrando según Juran (1993), dos categorías de valoración, entre éstos: el control clásico (durante la ejecución del proceso) y el autocontrol (previo a la ejecución del proceso) ambos están relacionados, pero difie- ren en términos de coordinación.

No obstante, el control es importante porque es el último vínculo en la cadena funcional de la admi- nistración, sin embargo el valor de función depende fundamentalmente de su relación en la planeación y la delegación de las actividades.

El control de gestión, consiste en un monitoreo constante del rumbo de la organización, dicho en otras palabras, vigilar que se esté cumpliendo en efectividad y tiempo con las actividades programa- das y necesarias para alcanzar los principales obje- tivos que la organización se ha planteado.

Según Beltrán (1998), el control es necesario por varias razones:

En efecto, la medición de la calidad y producti- vidad ha sido objeto de innumerables ponencias, documentos, investigaciones, cobrando relevancia puesto que se develan como factores claves de la competitividad de la empresa. Se considera necesa- rio hablar sobre este punto por la relación que tiene con otros criterios de evaluación del desempeño ta- les como: eficacia, eficiencia y efectividad, hacia las cuales deben apuntar los indicadores de la empresa que permitirán hacer la evaluación de su gestión.

En las organizaciones nada se conoce hasta que se consigue medir, por ello, para evaluar el desempe-

ño de una institución o unidad se necesitan tener indi- cadores que revelen la situación interna y la tendencia que siguen los procesos en los ejes fundamentales de la calidad, a fin de establecer los objetivos de calidad más realistas basados en hechos y esto se logra a través del establecimiento de indicadores.

En este contexto, un indicador es una informa- ción construida con base en datos existentes sobre alguna realidad que puede ser medida cuantitativa- mente. Su papel es hacer evidente algún rasgo de esa realidad, como resultado de la relación entre dos o más datos, que permiten cuantificar una si- tuación determinada. Para Serna, (2001) un indi- cador “es una expresión cuantitativa que permite medir el comportamiento o el desempeño de una determinada variable del negocio y que al ser com- parado con una referencia, permite identificar des- viaciones sobre las cuales tomar acciones correc- tivas, su ausencia radica en medir el alineamiento entre estrategia y el desempeño empresarial”.

Metódica

La metodología fue descriptiva y de campo, las unidades de análisis fueron 10 fundaciones de la Universidad del Zulia, entre éstas: Fundación “Je- sús Enrique Lossada” de la Universidad del Zulia (FUNDALUZ), Fundación para el Desarrollo Acadé- mico Integral de la Universidad del Zulia (FUNDA- DESARROLLO), Fundación Museo de Arte Con- temporáneo del Zulia (MACZUL), Fundación Teatro Baralt (FUNDABARALT), Fundación Aula Magna del Zulia (FUNDAMAGZU), Fundación para el De- sarrollo Cinematográfico Regional (FUNDACINE), Fundación para Niños y Adolescentes con Paráli- sis Cerebral o Disfunción Cerebral Motora (FUNDI- CEM), Fundación Habitat LUZ (FUNDAHABITAT), Parque Tecnológico Universitario (PTU), Televisora Venezolana de la Universidad del Zulia( TEVELUZ).

La muestra estuvo representada por 20 per- sonas, dos por fundación, gerente y director. Se aplicó un instrumento con cinco (5) alternativas de respuestas y 15 ítems, el cual fue sometido a un proceso de validez y confiabilidad. Las técnicas de análisis utilizadas fue la estadística descriptiva es- pecíficamente el cálculo de frecuencia y porcentaje, tal como se presenta en el análisis.

Metodología para la establecer los Indicado- res de Gestión

Para establecer indicadores de gestión en una organización, se debe seguir una metodología que permita organizar el trabajo a ejecutar.

Contar con objetivos y estrategias: Es funda- mental contar con objetivos precisos, cuantificados y tener establecidas las estrategias que se emplea- rán para lograr los objetivos.

Ellos dan el punto de llegada, la característica del resultado que se espera.

Los objetivos permiten asociar patrones que per- mitan la verificación. Según Beltrán (1998), estos patrones son:

Esto demada:

Lo normal es que si no es consciente de lo ante- rior, se esté tentado a sucumbir ante la resistencia

natural que genera el hecho de que lo que se hace sea sometido a observación, por más proactivo que haya sido manejado el proceso.

Por el contrario, si se sabe que la precisión ade- cuada del sistema de indicadores se logra entre la cuarta y quinta medición, con los correspondientes ajustes se mejoran las probabilidades de éxito Bel- trán, (1998).

Figura 3. Tendencia a la Maximización


Fuente: Beltrán, 1998:105

Figura 4. Tendencia a la Minimización


Fuente: Beltrán, 1998:105

solamente eficientes. Ser efectivos significa que se logran los objetivos a través del mejor método, y el más económico. Se logra la satisfacción de los clientes con la óptima utilización de los recursos”.

Para lograr una gestión eficaz y eficiente es con- veniente diseñar un sistema de control de gestión que permita evaluar el desempeño de la empresa. Un sistema de control tiene como objetivo facilitar a los administradores con responsabilidades de control de cada grupo operativo, información per- manente e integral sobre su desempeño, que le permita a éstos auto evaluar su gestión y tomar los correctivos del caso. Dicho sistema debería facili- tarle a cada uno de los usuarios, información opor- tuna y efectiva sobre el comportamiento de las va- riables críticas de éxito a través de los indicadores de gestión que hayan sido previamente definidos Beltrán, (1998)

Resultados de los Indicadores para la medi- ción de efectividad en la gestión estratégica de las Fundaciones de La Universidad del Zulia.

Al analizar el objetivo: Detectar la aplicación de indicadores para la medición de la efectividad de la gestión estratégica en las fundaciones de universi- dades autónomas del estado Zulia, se encontró que las subdimensiones eficacia, eficiencia, efectividad presentan el siguiente comportamiento.

En el gráfico No. 1, que mide la eficacia de la gestión estratégica de las fundaciones, específica- mente si las fundaciones tienen establecidos obje- tivos, metas y estrategias para su funcionamiento, encontrando que el 50% de las Fundaciones siem- pre tienen establecidos sus objetivos, metas y es- trategias para su funcionamiento; seguido del 50% que se ubica en la alternativa casi siempre.

Gráfico No. 1. Establecimiento de objetivos,

metas y estrategias


Fuente: Elaboración propia. Basado en los resultados de la encuesta aplicada (2014)

Con respecto al gráfico No. 2, se miden los me- canismos expost para identificar el impacto del cambio experimentado como consecuencia del ser- vicio prestado, se encontró que el 20% de las Fun- daciones adscritas a las universidades autónomas

del Estado Zulia, expresaron que siempre realizan mecanismos expost para identificar el impacto del cambio experimentado como consecuencia del ser- vicio prestado; el 30% manifestó que casi siempre; por su parte el 40% de los encuestados manifesta- ron ni casi siempre ni casi nunca, y un 10% expresó casi nunca.

Gráfico 2. Mecanismos Expost para identificar impacto del cambio experimentado como consecuencia del servicio prestado


Fuente: Elaboración propia. Basado en los resultados de la encuesta aplicada. (2014)

En el gráfico No 3, se indaga si las fundaciones realizan mediciones encontrando que el 20% de las Fundaciones expresaron que siempre realizan me- diciones para determinar el porcentaje de clientes satisfechos con el servicio prestado en términos de eficacia; el 30%, indicó casi siempre, el 45% ni casi siempre ni casi nunca y el 5% nunca.

Gráfico 3. Mediciones de eficacia


Fuente: Elaboración propia. Basado en los resultados de la encuesta aplicada (2014).

Gráfico 4, que miden los indicadores expost del uso de materiales y mano de obra en relación al ser- vicio prestado, encontrando que el 30% de las Fun- daciones casi siempre calculan estos indicadores; el 20% indicó ni casi siempre ni casi nunca; el 40% expresó casi nunca; y el 10% que nunca los aplican.

Gráfico 4. Indicadores uso de materiales y

mano de obra


Fuente: Elaboración propia. Basado en los resultados de la encuesta aplicada (2014).

En lo que respecta al gráfico 5, que mide: Compa- ración de uso de materiales y mano de obra, se en- conó que el 20% de las Fundaciones siempre com- para el uso de materiales y mano de obra directa con los montos predeterminados para la prestación de servicios, el 10% casi siempre, el 30% ni casi siem- pre ni casi nunca, mientras el 20% de las Fundacio- nes señalaron que casi nunca y otro 20% nunca.

Gráfico 5. Comparación de uso de materiales y

mano de obra


Fuente: Elaboración propia. Basado en los resultados de la encuesta aplicada (2014).

El gráfico No. 6 referente a los criterios de actua- ción expresados, se encontró que el 20% de los en- cuestados señalaron que siempre; el 50% expresó casi siempre; el 20% manifestó ni casi siempre ni casi nunca; y un 10% restante opinó que casi nunca.

Gráfico 6. Criterios de actuación


Fuente: Elaboración propia. Basado en los resultados de la encuesta (2014).

Por su parte, el gráfico No.7, que mide porcen- tajes de cumplimiento de los criterios de actuación, indican que un 30% de las Fundaciones, siempre

establecen mediciones que permiten determina porcentajes de cumplimiento de los criterios de ac- tuación; seguido del 60% que expresó casi siem- pre; mientras que un 10% afirmó que casi nunca.

Gráfico 7. Porcentajes de cumplimiento de los

criterios de actuación


Fuente: Elaboración propia. Basado en los resultados de la encuesta aplicada. (2014).

En el gráfico No. 8, donde se mide el grado de cumplimiento de objetivos, obteniendo los siguien- tes resultados: un 30% de los encuestados mani- festaron que se establecen mediciones para deter- minar el grado de cumplimiento de los objetivos; seguido de un 40% señaló que casi siempre; y un 20% expresó ni casi siempre ni casi nunca. Asimis- mo, se observó que el 10% de los encuestados no respondieron la pregunta planteada en el cuestio- nario.

Gráfico 8: Grado de cumplimiento de objetivos


Fuente: Elaboración propia. Basado en los resultados de la encuesta aplicada (2014).

En el Gráfico No. 9, que mide cumplimiento de normas de calidad, se reportó que un 10% de los encuestados manifestó que siempre se establecen mediciones para determinar el porcentaje de cum- plimiento de las normas de calidad; mientras que un 60% afirmó que casi siempre, un 10% ni casi siem- pre ni casi nunca, y un 10% casi nunca. Asimismo, se observó que el 10% de los encuestados no res- pondieron la pregunta planteada en el cuestionario.

Gráfico No.9: Cumplimiento de normas de calidad


Fuente: Elaboración propia. Basado en los resultados de la encuesta aplicada (2014).

DISCUSIÓN DE LOS RESULTADOS

Los resultados obtenidos indican que las Funda- ciones adscritas a la Universidad del Zulia, requie- ren del uso y manejo de criterios para incremen- tar la calidad y productividad, es decir, para operar con eficacia, eficiencia y efectividad necesarias. Tal como lo señala Rodríguez (1992), cuidar los re- cursos o cumplimientos de las actividades con dos acepciones: la primera, con relación a la cantidad de recursos utilizados y la cantidad de recursos es- timados y/o programados para utilizar; la segunda indica el grado en que se aprovechan los recursos utilizados transformándolos en productos.

En efecto la falta de medición de estos indica- dores están generando serias dificultades en estas dependencias, tal como lo señala Pacheco y Col (2002), la medición de eficacia y efectividad permi- te conocer la satisfacción de los clientes y cumpli- mientos de las normas técnicas generando calidad.

Es evidente que la información que se posea so- bre los Indicadores de medición de la efectividad en la gestión estratégica de las fundaciones incide directamente en la eficiencia, la cual debe ser aten- dida de manera constante para viabilizar el cálculo de los indicadores expost del uso de materiales y mano de obra en relación al servicio prestado.

Es evidente las limitaciones que afecta la medi- ción de la eficacia, encontrando en Pacheco y Col (2002) un referente teórico necesario para que las mediciones que se realizan logre integrar el siste- ma de gestión entre éstos: recursos humanos, fí- sicos y financieros que intervienen en el proceso productivo.

Los resultados obtenidos indican en materia de Efectividad, que las Fundaciones adscrita a la universidad del Zulia, establecen relación positiva entre los resultados logrados y propuesto. Esto es coincidente con lo indicado por Rodríguez (1992), se debe atender el grado de cumplimiento de los objetivos que se han planificado, cantidad de pro-

ducir, clientes a tener, órdenes de compra a colocar.

Asimismo, los resultados evidencian la necesi- dad de establecer criterios por parte de las Funda- ciones, de manera que se atienda lo referido por Pacheco y Col,( 2002) “No es suficiente, aunque es posible, ser solamente eficaces o ser solamente eficientes. De tal manera que ser efectivos signi- fica que se logran los objetivos a través del mejor método, y el más económico. Esto permite lograr la satisfacción de los clientes con la óptima utilización de los recursos”. En este orden de ideas, resulta idóneo lo señalado por Beltrán (1998), diseñar un sistema de control de gestión permita evaluar el desempeño de la fundación sumando satisfacción al cliente.

CONCLUSIONES

Toda organización tiene que concentrarse en los constantes cambios del medio ambiente externo, para ser competitiva y sobrevivir. Esto exige esfuer- zo interno para que las operaciones diarias resulten tan eficientes como sea posible; para ello la formu- lación de estrategias debe gerenciarse y no dejarse al azar.

En los resultados obtenidos en la aplicación de indicadores para la medición de la efectividad de la gestión estratégica en las Fundaciones de la Uni- versidad del Zulia, se encuentran algunas debili- dades en cuanto al uso y manejo de criterios que favorezcan operar con eficacia, necesitando en este sentido, cuidar la cantidad de recursos que se estiman y se utilizan, y el grado de aprovechamien- to de éstos. Las fundaciones de la Universidad del Zulia, además requieren del uso y manejo de cri- terios para incrementar la calidad y productividad, sin embargo se observa ausencia de mediciones de eficiencia. Por otro lado, estas Fundaciones en- cuentran su efectividad en el establecimiento de la relación entre los resultados logrados y propuestos, así como en el grado de cumplimiento de los ob- jetivos planificados. Sin embargo, estos aspectos deberían constituirse en norma a través de criterios de gestión.

En efecto, el proceso formal para la preparación de las mismas, requiere la concreción de objetivos, metas y políticas, identificando las diversas opera- ciones de la organización, específicamente las de carácter público.

En la actualidad, muchas organizaciones públi- cas han sido arrastradas por la crisis, entre ellas, las universidades nacionales, las cuales han visto la re-

ducción paulatina de su presupuesto sacrificando, de una u otra forma, sus motores fundamentales: docencia, investigación y extensión. Al respecto, el papel del Estado en cuanto al financiamiento de la educación superior, ha cambiado de una relación de apoyo incondicional (sin preocuparse de la rela- ción costo-beneficio) a una relación de restricción financiera cada vez más aguda; provocando que año tras año las universidades inicien cada período con déficit presupuestario.

Por esta razón se hace más que indispensable que se cuente con un sistema de medición y con- trol a través de indicadores de gestión que provean información sobre el cumplimiento de los objetivos y que garanticen información constante, real, y precisa sobre aspectos como: eficiencia, eficacia, productividad, calidad, la incidencia de la gestión, estos constituyen el conjunto de signos vitales para una organización.

Para lograr una gestión eficaz y eficiente es ne- cesario el diseño de un sistema de control de ges- tión que permita evaluar el desempeño de la orga- nización. Un sistema de control tiene como objetivo facilitar a los administradores con responsabilida- des de control de cada grupo operativo, informa- ción permanente e integral sobre su desempeño, que le permita a éstos auto evaluar su gestión y tomar los correctivos del caso. Dicho sistema en las Fundaciones, debería facilitarle a cada uno de los usuarios o dueños de procesos, información opor- tuna y efectiva sobre el comportamiento de las va- riables críticas de éxito a través de los indicadores de gestión que hayan sido previamente definidos.

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